Que debes saber de tu Asistente Virtual antes de contratarla

Algunas de las razones por las que a veces no se consigue alcanzar el éxito trabajando con un Asistente Virtual, es no saber qué tareas se pueden delegar, no dar instrucciones claras sobre las tareas, falta de comunicación y no saber cómo elegir el ASISTENTE VIRTUAL ADECUADA.

Para solucionar este último problema he decidido publicar una serie de preguntas que deberías hacer a tu futura Asistente Virtual antes de contratarla.  

¿Trabajó antes como secretaria (por ejemplo)? ¿En qué tipo de empresas ha trabajado ella?
Seguramente preferirás contratar a alguien con un poco de experiencia empresarial y de preferencia que haya trabajado en grupos internacionales, ya que esto permite una mejor comprensión de los diferentes estilos de trabajo, las diferencias culturales y el manejo de diferentes idiomas.

¿Cuánto tiempo hace que trabaja como Asistente Virtual?
Puedes saber fácilmente la experiencia de tu Asistente Virtual. Pregúntale si ha creado su propio negocio de asistencia virtual o simplemente ha realizado trabajos freelance. Si la Asistente ha creado su propio negocio le ayudará a entender mejor tus necesidades, no sólo desde el punto de vista de una secretaria, sino desde un punto de vista empresarial.

¿Cómo es su personalidad y estilo de comunicación?
Es importante conocer la personalidad de tu Asistente Virtual, porque se comparten muchas cosas con ella, así que tienes que confiar un100% en ella.
Como con todo en la vida, hay diferentes tipos de asistentes virtuales en función de su personalidad.
La Asistente Virtual Formal: trabaja más cómoda ajustándose a plantillas al momento de comunicarse por correo electrónico con clientes y prospectos, ya que prefiere mantener la distancia y dar una imagen formal. Por lo general es muy organizada y ordenada. Ella es discreta y no comparte sus problemas de la vida personal con nadie.
La Asistente Virtual Conservadora: por lo general trata de probar de todos modos a su cliente que está calificada para el puesto porque cree que de esa forma le transmite tranquilidad a su potencial cliente. Sigue las instrucciones de manera muy precisa y se deja conducir por su cliente. Ella se comunica con sus clientes a través de correo electrónico para recibir instrucciones sobre las tareas y le envía al cliente un correo electrónico cada vez que se completa el trabajo.
La Asistente Virtual personal: responde a los correos electrónicos de sus clientes de una manera cálida y amistosa. La primera vez que se comunica con nuevos clientes expresa interés en sus negocios y le ofrece ideas para ayudarlos. Le pide una entrevista a través de Skype o por teléfono para obtener más información sobre sus prospectos. Puede realizar tareas comunes y resolver problemas imprevistos de forma independiente (siempre asegurándose que el cliente está de acuerdo con los criterios que utilizará para resolverlos)

¿Cuál es su disponibilidad?
La mayoría de las asistentes virtuales establecen a priori sus horarios de oficina y tiempos de respuesta. En la entrevista con tu futura Asistente Virtual, pregúntale sobre sus horarios de trabajo y los tiempos de respuesta.
De todas formas, todos sabemos que siempre pueden surgir imprevistos, por lo que deberías preguntarle a tu Asistente Virtual ¿Qué sucede si tienes una tarea que requiere atención de urgente inmediata o algo pasa durante el fin de semana y necesitas su ayuda?

¿Tiene una especialización?
Averigua que ha hecho .. ¿Cómo se convirtió en Asistente Virtual? ¿En qué sectores de la industria ha trabajado? Si ha trabajado en una variedad de roles en diferentes sectores seguramente sus habilidades serán mucha, y sabrás que ella es la persona adecuada si necesitas alguien que pueda cubrir todos los campos, que no tiene miedo de los cambios y las nuevas tareas. Aunque las personas que siempre han trabajado en el mismo campo pueden proporcionar una gran experiencia si eso es lo que necesita tu empresa.

¿Cuántos clientes tiene?
Debes tener en cuenta que si tu Asistente Virtual tiene 30 clientes y no tiene ningún tipo de ayuda es probable que no pueda cumplir con los tiempos de entrega de las tareas.

¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades?
Lo ideal es que los puntos fuertes de tu Asistente Virtual complementen tus debilidades. Si no eres bueno en la planificación y organización, entonces tendrás que buscar que uno de los puntos fuertes de tu Asistente Virtual sea el hecho de ser organizada. En lo referente a las debilidades, deberás asegurarte de que sus debilidades no se encuentran en el listado de las principales cualidades que buscas en una Asistente Virtual. Basado en mis años de experiencia, necesitas buscar las siguientes habilidades: de auto-liderazgo y desarrollo personal, gestión del tiempo, gestión de proyectos, planificación y organización. Si ves cualquiera de éstas debilidades en la lista de los puntos débiles de su Asistente Virtual, puede que tengas que replantearte el hecho de contratarla.

¿Ha trabajado en un equipo virtual? ¿Cómo se maneja con los demás miembros del equipo para construir una relación exitosa?
Algunas Asistentes Virtuales prefieren trabajar solas, por lo que si trabajas con un equipo y quieres que tu asistente virtual sea tu punto de contacto con el resto del equipo debes asegurarte tu Asistente Virtual puede manejarse por su cuenta con algunos miembros del equipo que pueden ser difíciles

¿Qué hace si surge un imprevisto?
Por ejemplo, si su computador se rompe cuando debe entregar una tarea en una fecha límite, ¿qué haría? ¿Tiene el un plan de contingencia? ¿Tiene un equipo con una copia de seguridad que refleje sus archivos de trabajo? ¿Están instalados en ese otro equipo todos los softwares necesarios? ¿Ha documentado sus procesos de forma continua para que alguien pueda hacerse cargo en cualquier momento?

¿Tiene hijos? Si ese es el caso, ¿hay alguien que pueda hacerse cargo de ellos durante las horas de trabajo?
La mayoría de los asistentes virtuales tienen hijos, pero es importante que te asegures de que hay alguien para cuidar de los niños durante el horario de trabajo para que la Asistente Virtual puede centrarse en la tarea en cuestión.

¿Cómo factura la Asistente Virtual?
Algunos clientes contratan una asistente virtual basándose sólo en el precio y esto eventualmente puede salir muy caro.
Si no has trabajado alguna vez con un asistente virtual, puede que no sepas como se realiza el recuento de horas y pago por sus servicios. Hay muchas maneras posibles de facturar por los servicios de una Asistente Virtual. Las formas más comunes son:
Tarifas y paquetes por proyectos: no pagas por hora, sino en base a los resultados de cada proyecto. Algunos ejemplos de servicios que se ajustan a este tipo de proyectos son cosas como el diseño de un sitio web, soporte de redes sociales. El importe de facturación variará en función de los proyectos y los detalles del paquete. En este caso, es importante dejar claro el precio final y la entrega del proyecto.
Por hora: En general, la mayoría de los asistentes virtuales cobran por hora. En este caso, sólo pagas por el trabajo que se ha hecho y la facturación está determinada por el tiempo que se tarda en completar la tarea. En la mayoría de los casos, tu Asistente Virtual proporcionará una estimación de la duración de la tarea. Ten en cuenta que en muchos casos es casi imposible predecir cuánto tiempo tomará exactamente, ya que cada empresa tiene diferentes necesidades.

¿Qué otras preguntas le harías a tu Asistente Virtual antes de contratarla?


Alicia Diaz
ALD Group – Asistencia Virtual

Foto: Pimkie