Que tareas delegar en una Asistente Virtual Administrativa (o Generalista)

Uno de los problemas que tienen los emprendedores es que tratan de hacerlo todo por si mismos en su negocio. Ellos son su negocio!
Parece que creyeran ser súper héroes. Si ese es tu caso… es posible que dentro de un tiempo te des cuenta que tratar de hacer todo el trabajo por ti mismo hará que te lleve mucho más tiempo lograr el éxito que deseas e incluso puede llevarte al fracaso. 

¿Cuál es la solución? Simplemente aprovechar mejor tu tiempo contratando Asistentes Virtuales para que formen parte de tu equipo en lugar de tratar de hacer todo tú mismo.

Muchas personas son reticentes a delegar. Sin embargo, después de hablar con muchos prospectos pude darme cuenta que el real problema por el que no se deciden a delegar es que no tienen idea cuales son las tareas que pueden externalizar.

Teniendo esto en consideración decidí escribir este post para dar una idea general de que tareas pueden asignarse a una Asistente Virtual Administrativa (o generalista).

Este tipo de asistentes te ayudarán a tener más tiempo, aliviando tu estrés y permitiendo que te enfoques en lo que es realmente importante en tu negocio.

Aquí encontrarás un listado de tareas que pueden ser externalizadas a una Asistente Virtual Administrativa (o generalista)

Gestión de correo electrónico: si eres un pequeño empresario es posible que tengas que interactuar con gran cantidad de clientes. Una Asistente Virtual pude encargarse de filtrar tu correo electrónico, borrando el correo electrónico no deseado, reenviándote aquellos que correos que pueden ser importantes para ti e incluso responder algunos correos con plantillas predefinidas.

Configurar autorrespondedores: si tienes un negocio online, el tener autorrespondedores como Aweber o MailChimp es casi una necesidad. Una Asistente Virtual puede encargarse de esto configurando los formulario de opt-in y programando todos los mensajes que desees que sean enviados.

Apuntar y recordar citas con clientes: a menos que seas una persona súper organizada, lo ideal es que les des a tus clientes la información de contacto de tu Asistente Virtual y que sea ella quien a partir de ahora apunte cualquier cita a la que debas asistir

Tareas de recepcionista (que responden las llamadas ocasionales): como dueño de un negocio es posible que tengas que pasar mucho tiempo respondiendo llamadas telefónicas. Esto puede resultar agotador y una verdadera pérdida de tiempo, por lo que es mejor contratar a alguien para responder a las llamadas y dar soporte a los clientes.

Gestión del calendario: tu asistente puede recordarte no sólo tus citas sino también cuando realizar el envío de presupuestos, cuando un trabajo debe ser enviado a un cliente, cuando es necesario volver a contactar un prospecto, etc.

Gestión de Archivos: Vivimos en un mundo donde hay muchas cosas que nos distraen a lo largo de nuestra jornada laboral. Ser organizado es tan importante como ser productivo. Tu asistente puede ayudarte a sistematizar y poner en marcha una serie de procesos para ayudarte, como por ejemplo la gestión de archivos utilizando Dropbox, Evernote, Google Drive, etc.

Crear y Manejar Hojas de cálculo: las hojas de cálculo son muy útiles para el análisis de presupuestos, la gestión de contactos, inventarios, informes, datos, etc. Una Asistente Virtual puede ayudarte a crear y dar formato a hojas de cálculo personalizadas.

Construcción de bases de datos (por ejemplo, la actualización de correo electrónico o listas de contactos en su CRM) Cualquier organización, ya sea pequeña o grande puede tener un montón de datos para ser almacenados y gestionados por cualquier uso futuro. La contratación de un asistente virtual para este trabajo puede ahorrar su tiempo.

Preparar presentaciones en PowerPoint: ¿tienes que dar una conferencia o simplemente una presentación a un cliente? Dale a tu asistente el contenido necesario y ella podrá prepararte la presentación que necesitas.

La investigación sobre determinados temas para artículos de blog, boletines u otros: como empresario es esencial que hagas mucha investigación relacionada con tu negocio; sin embargo esto puede demandar mucho tiempo. Esta es un área donde puedes utilizar una Asistente Virtual, que realizará el trabajo de investigación, descargará los archivos o el material necesario de internet, incluso puede darte ideas para tu blog.

Recados personales (como la compra online de regalos para miembros de tu familia), ya sea por una ocasión especial, o para decir “gracias” haz que tu Asistente Virtual investigue que es lo que puedes comprar e incluso haga la compra por ti.

Reservas de vuelo y hotel: tu Asistente puede buscar los mejores precios y ubicaciones de acuerdo a las fechas y presupuestos que tú les indiques, e incluso hacer las reservaciones correspondientes.

Realizar transcripciones: los teleseminarios, podcasts, etc se han convertido en casi una norma para los negocios online y para agregar valor a ese servicio ahora se ofrecen transcripciones de audios. Así que si necesitas transcribir seminarios, correos de voz, vídeos, podcasts, etc tu Asistente Virtual puede hacerlo para ti.

Ser el enlace entre tú y tu equipo: muchos empresarios tienen más de una Asistente Virtual para realizar diferentes funciones. Tu Asistente Virtual Administrativa puede ser el nexo entre tú y el resto de tu equipo para que las tareas se cumplen en tiempo y forma.

Puesta en marcha, gestión y actualización de tus redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube): Puedes asignarles la tarea de la gestión de todas sus cuentas de redes sociales en nombre de tu negocio.

Publicar entradas de tu blog: si tu asistente virtual tiene las habilidades básicas de WordPress puede publicar entradas de tu blog con el contenido que tú le proporciones.

Filtrar y responder comentarios en tu blog: responder a todos los comentarios en tu blog es una buena práctica, pero es sin duda una tarea que consume mucho tiempo. Esto es algo que tú deberías delegar en tu Asistente Virtual.

Responder tickets de soporte: si usar Zendesk o cualquier otro software de servicio al cliente, tu Asistente Virtual puede ayudarte a contestar sus entradas.

Hacer comentarios en blogs: si necesitas aumentar el número de enlaces a tu sitio web, puede asignarle a tu Asistente Virtual la tarea de dejar comentarios en blogs (si es posible, de tu misma temática)

Ten en cuenta que aunque la Asistente Virtual que contrates sepa hacer todas las tareas que acabo de mencionar, siempre deberás entrenarla de acuerdo a las políticas de tu empresa, incluso quizá en el uso de algún programa que ella no haya utilizado antes.

¿Tú Tienes Otras Tareas para agregar a la lista?  No olvides dejar tus comentarios!

 

firma alicia

 

 

Alicia Diaz
ALD Group – Asistencia Virtual